Que importância têm os Sistemas de Informação no seio do Hospital Infante D. Pedro (HIP) ?
Não é possível gerir uma qualquer instituição sem que os Sistemas de Informação (SI) reflictam a sua estratégia, ou seja, sem que esteja bem definido no contexto aplicacional, a sua relevância e o seu contributo para o alcance dos objectivos e metas que a empresa definiu a curto, médio e longo prazo. O plano estratégico de intervenção ao nível dos SI no HIP foi reconsiderado no sentido de garantir, no triénio 2009-2011, o objectivo de disponibilizar informação rápida, fiável e adequada a cada um dos seus múltiplos utilizadores e tendo como fornecedores verdadeiros parceiros. A todos os níveis da estrutura hospitalar, pelos diferentes intervenientes, são tomadas diversas decisões: por um lado os SI deverão disponibilizar informação e partilhar conhecimento que permita as melhores decisões e, por outro, tornar visível o impacto dessas mesmas decisões. A sobrevivência e a viabilidade de uma empresa de forma consolidada depende deste entendimento.
Como foi o modus operandi da sua equipa quando entrou há cerca de dois anos e meio no Hospital?
Num primeiro plano passou por uma identificação e caracterização de todo o contexto aplicacional, dos seus pontos fracos e fortes, uma análise da eficácia e eficiência na sua utilização real, o respectivo nível de integração e num segundo plano apurar o grau de contribuição para o sucesso do HIP no futuro, ou seja, se as aplicações disponíveis se ajustavam realmente às necessidades e aos objectivos estratégicos do hospital. O nosso processo de intervenção nos primeiros dois anos centrou-se nestas duas questões. Nas aplicações testadas e robustas da ACSS potenciamos uma utilização devida das ferramentas normalizando configurações e alterando procedimentos internos de registo no sentido de garantir que os dados extraídos relevassem o que efectivamente desejamos que eles representem. Noutro contexto houve uma mudança radical que contou com todo o capital humano sem haver ruptura e conseguiram-se melhorias substanciais e uma redução dos encargos do hospital, na ordem dos 58%, cerca de 150 mil euros num ano.
Que intervenções foram feitas em termos de TI?
Ao contrário do que é habitual as nossas prioridades foram os SI, ainda que tenha existido uma intervenção de grande dimensão nas TI com a substituição de todo o parque de monitores (em fim de vida), a celebração de um contrato de outsourcing para o printing e, até ao final do ano, a renovação do Data-Center tudo numa filosofia de virtualização. A nível dos SI a mudança radical foi planeada a 4 fases: a primeira fase centrada na aplicação de gestão de informação onde optámos por rescindir o contrato em vigor (WEEDO), apostar no capital humano do HIP e desenvolver uma ferramenta que designamos de SIHIP que não passa de uma plataforma agregadora de dados com origem nas múltiplas aplicações disponíveis ligando todos os sectores de actividade. Está no ar há mais de um ano através da nossa intranet (projecto também desenvolvido por nós desde Outubro de 2009).
Que retorno tem já desta aplicação?
Uma redução de custos na ordem dos 26 mil euros, segundo uma rentabilização dos recursos humanos disponíveis. Desta forma, não houve investimento nenhum, pois foi uma aplicação feita internamente. Em termos de retorno conseguimos desenvolver e promover o conhecimento dentro da instituição. Não é um beneficio quantificável mas reconhecidamente aceite. Eu tenho um lema que é: “Não é preciso gastar mais para ter melhor”. O Hospital conseguiu melhorar significativamente em termos aplicacionais não gastando mais e redireccionando o investimento para outros sectores.
Esta revolução não se deu unicamente com esta aplicação. Qual foi a outra área?
A segunda fase foi uma intervenção em todo o contexto aplicacional de cariz mais administrativo-logístico. Foi necessário operar uma mudança com rescisão contratual com as aplicações dos vários operadores nos sectores do Aprovisionamento/farmácia (SGICM da Glintt), requisição de alimentação e gestão de imobilizado em que deixamos de ter uma manta de retalhos de 4 aplicações e passamos a ter uma única aplicação (GHAF) com um único fornecedor (ST+I) com melhorias substanciais e a custos muito mais reduzidos – uma poupança na ordem dos 45% (menos 33 mil euros anuais), sem qualquer investimento.
Em que consiste a vossa terceira fase de intervenção, a da Gestão Administrativa e clínica e a quarta virada para a negociação dos contratos existentes?
A terceira fase centrou-se numa intervenção ao nível administrativo-clínico em que as aplicações da ACSS dominam, nomeadamente o Sonho e o SAM e onde fomos confrontados com a presença do Alert na gestão de fluxos de doentes na urgência. Após análise verificámos que poderíamos prescindir desta solução, não só pela insatisfação acumulada dos seus utilizadores e enormes dificuldades de adaptação da solução às especificidades da organização como também pelos elevados custos que representava para o Hospital. Por isso, cancelamos o contrato e desde Agosto que passamos a utilizar o módulo de triagem de Manchester do SAM (aplicação da ACSS) integrada com o GHAF. Assim, rentabilizamos o que o hospital já possuía e geramos uma poupança na ordem dos 62 mil euros anuais. A quarta fase foi menos expressiva e consistiu numa renegociação de diversos contratos (Appolo, PICIS, Panda, SPSS, Telemedicina entre outras), mas que ajudaram a potenciar uma poupança significativa, na ordem dos 40% (31 mil euros anuais).
Neste momento o que está a ser planeado ou concebido?
Estão a ser concluídos vários melhoramentos na nossa aplicação SIHIP, dando a cada Serviço a ideia do que é o resultado final em termos de balanço da sua actividade em tempo real, não apenas de custos mas em termos de proveitos. Continuamos permanentemente a melhorar a eficácia e eficiência na utilização dos produtos que possuímos e a preparar a nossa quinta fase que terminará em Fevereiro do próximo ano e que consiste na recuperação de um enorme atraso a que o HIP foi votado nos últimos anos com a instalação do Pack’s/Ris e avançar na digitalização com abandono total de película.
