Foi implementada no Instituto da Segurança Social (ISS) uma nova plataforma de apoio às compras públicas. Quais foram os principais objectivos que levaram à aquisição desta nova plataforma?
Na senda da centralização do processo de compra num único Departamento, desde logo se verificou a necessidade de dotar os serviços com os instrumentos informáticos que permitissem uma racionalização dos processos de aquisição. O aparecimento de uma plataforma informática para a contratação pública surgiu numa altura em que o ISS estava a concluir o seu processo de reengenharia na área das compras e por isso não hesitou em adquirir a plataforma.
A plataforma Construlink, que estava ainda na sua fase embrionária e consequentemente a passar por um período de adaptação, foi para nós ISS uma mais valia para a gestão dos procedimentos concursais, permitindo-nos sugerir, à data, algumas alterações dentro daquela que era a nossa visão da contratação pública.
Foi para nós muito gratificante iniciar os procedimentos concursais através da plataforma, muito antes da obrigação imposta pelo Código da Contratação Pública.
A Plataforma da contratação foi e continua a ser para o ISS uma mais valia na condução dos procedimentos concursais, trazendo uma maior rapidez na execução dos procedimentos e principalmente na lisura dos processos. Foi, na nossa opinião, o melhor instrumento de gestão dos procedimentos concursais.
Fizemos uma primeira experiência na plataforma desenvolvida pela VORTAL, mas foi a plataforma da Construlink aquela que melhor satisfez as necessidades de contratação do ISS.
Recordo que o primeiro procedimento através da plataforma ocorreu em Julho de 2008, sendo a partir do mês de Novembro que toda a contratação ao nível dos procedimentos concursais por concurso público, tiveram o seu desenvolvimento. Para nós, todo este processo de implementação e adesão à plataforma, não esteve isento de algum cepticismo em relação a estas plataformas, já que o regime da contratação publica se arrastou demasiado tempo, criando habituações que por vezes se torna difícil ultrapassar.
Uma das questões que se colocava nesta contratação electrónica era precisamente o processo das empreitadas, que é algo complicado. A empreitada tem muito mais actividades, portanto, creio que neste campo ainda há alguma coisa a corrigir, mas mesmo assim temos conseguido ultrapassar os constrangimentos, quer recorrendo às funcionalidades da plataforma, quer com os esclarecimentos que são prestados aos interessados. Na minha opinião, a contratação desta plataforma pelo ISS, foi um bem precioso para a contratação.
Quais as principais funcionalidades e características inerentes a esta plataforma?
Em primeiro lugar, a contratação pública electrónica veio permitir quase na totalidade o desaparecimento de papéis. Se bem se lembra, quando não havia ainda este mecanismo, para se abrirem as propostas em sede de Concurso público era preciso quase um dia inteiro. As empresas vinham à abertura, os júris tinham de estar a rubricar todos os documentos da proposta e esta operação arrastava-se no tempo, chegando nalguns casos a ocupar mais de um dia. Com a plataforma, as propostas no dia e hora indicados nas peças concursais e todo o processo demora pouco mais de meia hora. Na abertura só está presente o Júri, não sendo permitida a presença de concorrentes. Todo o processo é limpo e é conduzido pelo Júri designado o qual é detentor da senha que lhe dá acesso e só a utilização em simultâneo permite o acesso às propostas. Logo aqui, há uma melhoria. Uma segunda melhoria reside no lançamento do próprio procedimento. Quando lançávamos o procedimento, tinha de se publicar um anúncio no diário da república, tinham de se ter as peças à disposição dos concorrentes, e quando era fixado um valor estes teriam de se deslocar à tesouraria para fazer o pagamento e só depois lhes eram entregues. Com a plataforma, esta situação deixou de se verificar, já que o pagamento das peças, cujo valor vai indicado no caderno de encargos, é feito por transferência bancária para o NIB que indicamos sendo o comprovativo digitalizado e enviado para uma caixa de correio electrónico, que não está dentro da plataforma, para se poder dar o acesso às peças concursais. Todas as peças são publicitadas na plataforma onde qualquer interessado as pode consultar. Portanto, logo aí ganhámos tempo e dinheiro. A partir daí, todo o procedimento é desenvolvido na plataforma. Qualquer dúvida que exista é colocada através da plataforma e respondida pelo Júri, pela mesma via, dentro dos prazos estabelecidos e que decorrem do CCP.
No dia a seguir à abertura das propostas disponibilizamos a lista dos concorrentes e o relatório preliminar.
Que lacunas esta plataforma vem preencher em relação ao sistema utilizado anteriormente?
Em primeiro lugar, o encurtar dos prazos. Em segundo lugar, uma melhor clareza na contratação. Por muito que os serviços fossem diligentes em termos de contratação, havia sempre aquele tipo de dúvidas... “será que a proposta entrou dentro do prazo?”, “será que a proposta foi recebida dentro do prazo?”... ora, a plataforma acabou com isso. Nós, inclusivamente, temos por hábito colocar a entrega até às 23h59, em oposição ao que se fazia anteriormente, em que normalmente colocávamos até cerca das 16 horas. Colocamos a entrega até às 23h59, porque alguns concorrentes queixavam-se de que era precisamente naquela hora (16H00) que o tráfego da Internet estava mais sobrecarregado, e tinham dificuldades em introduzir as propostas e os documentos que as acompanham. Esta foi outra das facilidades que a plataforma nos trouxe. No que diz respeito à clareza, deixou de haver ruídos. Eu verifico, por exemplo, que há procedimentos que nós lançamos em que a clareza das peças permite aos potenciais concorrentes elaborar as propostas muito rapidamente. Nalguns casos, duas horas depois da publicitação já estão propostas introduzidas na plataforma. É muito simples e rápido este procedimento.
Outra funcionalidade que, para mim, na qualidade de dirigente máximo de um departamento, é importante: no modo tradicional, sempre que precisava de consultar um processo de concurso, após a abertura das propostas tinha de pedir aos serviços. Agora não. A informação está à distância de um click, ali na plataforma. A melhoria na informação foi muito significativa.
Em que é que esta nova plataforma é inovadora? Pode exemplificar?
A inovação não é só da plataforma, mas também. Se não existisse a plataforma, dificilmente poderíamos levar a bom porto o processo de centralização que encetámos. A plataforma Construlink, por comparação com outras, parece-nos que é para nós a melhor das que existem no mercado. Esta é a nossa opinião, sem considerar que todas as existentes são funcionais. Neste aspecto, a opinião dos utilizadores internos e externos muito contou para este nosso juízo sobre a plataforma. Parece-me tratar-se de uma plataforma muito clara e que funciona com a rapidez desejável. Julgamos mesmo que esta plataforma é uma das melhores existentes no mercado.
O ISS tem dezanove direcções gerais a nível nacional e a centralização das compras é feita em Lisboa. O nosso sistema de centralização começa desde logo pelo pedido de compra que é feito em qualquer parte do País via SAP. Passados alguns segundos, o pedido está no Departamento para ser avaliado e liberado, decidindo-se se a compra vai ser feita em agregação com outros pedidos ou se a compra é feita pelo serviço requisitante. Os pedidos são liberados diariamente. No ano passado, foram liberados 19 mil pedidos de compra.
O procedimento de compra nos Serviços desconcentrados só pode ser desenvolvido depois de aprovado. Todos os dias, nós recebemos dezenas e dezenas de pedidos que analisamos e agregamos. Adquirimos uma plataforma de agregação, um pouco construída à medida, que nos permite em três ou quatro dias receber de todo o País as necessidades dos serviços para o produto em agregação. Estamos agora a estudar a possibilidade de fazer o interface desta plataforma com a da Construlink, para evitar duplicação de lançamentos. Ao lançarmos o pedido de agregação, por exemplo, de papel de fotocópia, desde logo este pedido é recebido nos cerca de 450 locais que temos no País, através de e-mail dirigido ao técnico com perfil para aceder à plataforma. Caso este tenha necessidade do produto em agregação, regista-o na plataforma e desde logo o pedido é transmitido ao responsável do Centro Distrital que tem a seu cargo as compras, que o valida, modifica ou recusa. Recebidos os vários pedidos locais, confirma-os e reencaminha para o Departamento de Compras através do click. Os serviços Centrais, face às quantidades agregadas, desenvolvem o procedimento, com entregas locais. Portanto, em três, quatro ou cinco dias conseguimos fazer o levantamento nacional de uma necessidade.
Nota: Poderá aceder à versão integral desta entrevista na última edição da revista Interface Administração Pública. Solicite-a através do e-mail , indicando o assunto “PDF Revista AP nº 56”.
