Qual a importância do recurso a sistemas de gestão de performance na optimização de negócio numa organização como a ESAF?
A grande importância de ter um sistema de gestão de performance é não só conseguir gerir melhor, como ter uma ferramenta que acaba por ser uma vantagem competitiva. Damos bastante importância a este sistema, que procuramos desenvolver de acordo com as nossas necessidades e evolução do próprio negócio. Acabámos há pouco tempo – há uma semana – um projecto com o SAS, no qual fizemos mais um desenvolvimento naquilo que é o nosso sistema de gestão de performance, o qual chamamos SIG ESAF. Utilizamos o sistema de gestão de performance para monitorar a evolução da nossa estratégia e acompanhar os objectivos que definimos, objectivos esses que conseguimos acompanhar diariamente. Ou seja, conseguimos rapidamente perceber os desvios que estamos a ter face aos nossos objectivos e tomar decisões. Há uns anos atrás, em diversos comités, não tratávamos cerca de 70 por cento da informação que hoje dispomos. Isto fica a dever-se à quantidade de informação que tem de ser trabalhada. Para solucionar esta questão foi decidido implementar o nosso sistema de gestão de performance. Hoje, procuramos fazer regularmente melhorias e não só tratamos mais informação como melhoramos o tratamento da informação existente, permitindo mais e melhores análises.
Num contexto de crise económica, a adopção de ferramentas de gestão e o planeamento nas diferentes áreas dos processos de negócio ganhou importância? Torna-se imperioso um esforço de optimização?
Num cenário de crise temos um problema que é o orçamento. Essa é a grande questão. Na minha opinião pessoal é nestas alturas que mais devemos utilizar o nosso sistema de informação de gestão e acompanhar com um maior nível de detalhe a evolução da nossa performance. No entanto, não é costume serem feitos grandes investimentos. Um cenário de crise levanta a preocupação às empresas de adaptarem a sua estrutura de custos ao seu volume de vendas, procurando manter as margens o mais possível. Pessoalmente, considero muito importantes os esforços de optimização neste tipo de tecnologia, mas obviamente sou suspeito, porque estou numa área que é forte utilizadora destas ferramentas. Logo, se me perguntarem, responderei que sim, que devemos fazer mais investimentos. No caso específico da ESAF, terminámos com sucesso este ano mais um projecto com o SAS, o qual nos irá permitir efectuar um conjunto mais abrangente de análises. Mesmo num ano de crise, quando se percebe que estes investimentos permitem criar valor, a própria administração tende a aprovar estes investimentos. No entanto, nem sempre é possível realizá-los. Quem gosta muito de tecnologia pensa sempre em inúmeras coisas que se poderiam fazer, mas nessas alturas de crise tende a haver uma maior racionalização dos recursos disponíveis, deixando para trás inovações com menor impacto nas sociedades.
A ESAF investiu nas soluções do SAS - Activity Based Management e Strategic Management, um software que disponibiliza soluções de gestão de performance. Será igualmente possível conjugar elevados parâmetros de qualidade e menores custos com recurso ao outsourcing das aplicações?
Não sei. Acho que, provavelmente, o outsourcing poderá trazer menores custos para a empresa. No entanto há aqui alguns factores a ter em conta que podem, no longo prazo, contrariar as eventuais poupanças imediatas. Quando olhamos para esta tecnologia de gestão de performance, o que está em causa é ter bem definido quais são os objectivos que a sociedade tem. Crescer o volume de negócios? Crescer os resultados líquidos? Depois é uma questão de se definirem as métricas que contribuem para atingir esses resultados e preparar o sistema para as acompanharmos. É fundamental existir alguém que conheça o negócio para definir de forma clara e efectiva o que se pretende acompanhar, e isto implica a existência de uma grande interacção com um potencial fornecedor deste tipo de serviços. Por outro lado, é fundamental que exista capacidade por parte das empresas de outsourcing de acompanhar a evolução do próprio negócio, não deixando o serviço agarrado a um contrato de prestação de serviços standard e fixo. Quero dizer com isto que o que hoje são os nossos objectivos pode mudar para o próximo ano, o que terá implicações na forma como estes sistemas estão montados. Existe ainda a questão da rapidez de resposta. Por exemplo, hoje, poderíamos estar a decidir crescer numa determinada percentagem de volume de vendas, amanhã já não queremos crescer em volume de vendas, queremos crescer em receitas, ou queremos crescimento dos resultados líquidos. Iremos precisar, rapidamente, de outro tipo de análises e relatórios, para desde já monitorizarmos a evolução do negócio. Por último, podemos ainda falar do facto de esta ser uma ferramenta estratégica. Devemos fazer outsourcing da nossa ferramenta estratégica? Tenho algumas dúvidas.
A existência de instrumentos analíticos de apoio à decisão, acabando por definir uma tendência de orientação, não condicionará a actuação a modelos de negócio pré-concebidos?
Pode existir esse risco, quanto mais modelizamos o negócio, mais formatados acabamos por ficar e, provavelmente, há uma maior inércia para mudar os objectivos. É preciso ter sempre presente que a tecnologia deve-se adaptar à evolução do negócio e não ficarmos presos à tecnologia. Isto obviamente pode implicar novos investimentos.
As ferramentas ligadas às TI deixaram de ser vistas apenas como fornecedor para ser encaradas como um parceiro essencial de negócio?
Acho que sim, cada vez mais, porque a implementação de um projecto destes nunca pára ali, precisamos sempre de um apoio para conhecer novas funcionalidades, novas formas de fazer as coisas. Penso que temos que estar na vanguarda deste tipo de tecnologia. Antigamente os balanços faziam-se no final do ano, com o comerciante a fechar o negócio para contar a mercadoria. Já não assistimos a isso nos dias de hoje. Hoje temos em muitos negócios o stock online. Isto permite uma gestão muito mais eficiente das encomendas e dos cash-flows gerados pelas empresas. Sendo tudo isto a um ritmo diferente, precisamos cada vez mais de parceiros que estejam ao nosso lado e nos ajudem a montar a tecnologia adequada às nossas necessidades. Isto permite-nos focar no nosso negócio, deixando as questões tecnológicas nas mãos de quem sabe. Acho que actuamos muito mais numa lógica de parceiro do que propriamente alguém que desenvolve um projecto e se vai embora.
No contexto de actuação da ESAF, que desafios se colocam em termos da aplicação de ferramentas de TI?
Temos que pensar para onde a tecnologia irá evoluir. A actuação dos nossos concorrentes também tem influência. Mas, o grande desafio a nível tecnológico pode estar nas nossas participações internacionais. Por exemplo, nós implementámos tudo em Portugal, com a nossa cultura, com o SAS Portugal, acabámos por ter aqui uma fluidez de comunicação. Entretanto, estamos a tentar – ainda nem sequer desenvolvemos nada com eles – estender este conceito ao Brasil, Angola, Espanha, que têm culturas diferentes e formas de trabalhar diferentes e, isso apresenta-se como um desafio. Conseguir que a tecnologia e os processos sejam, por um lado, mais standard e, por outro, acomode as diferentes culturas e formas de trabalhar. Se, por um lado, cada cultura tem a sua própria identidade que deve ser acomodada, por outro, é mais fácil tomar decisões se toda a tecnologia estiver padronizada. Por outro lado, os diferentes estádios de desenvolvimento nas diferentes regiões geográficas podem também ser um desafio adicional.
